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党政机关公文格式规范常识
作者：网站管理员 来源：本站原创 日期：2013/9/6 16:16:10 点击：3384 属于：推普宣传
国家标准（GB/T 9704-2012）《党政机关公文格式》于 2012 年 6 月 29 日，2012 年 7 月 1 日起正式实施。
《党政机关公文格式》将党政机关公文用纸统一为国际标准 A4 型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表现形式更加规范。按照《党政机关公文格式》规定，公文格式各要素编排时需要特别注意的方面本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，版头有份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号和签发人 6 个要素，其中前 3 个和第 6 个要素不是所有公文都有；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，主体有标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件 9 个要素；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，版记有抄送机关、印发机关和印发日期两个要素；页码是版心外要素。
1.关于发文字号
发文字号由“发文机关代字”“年份”和“发文顺序号”三个部分组成。“年份”要用全称，不可简化，如“2011”不可写成“11”。年份应用六角括号“﹝﹞”括起，切记此处不要使用方括号“[ ]”(数学算式中的中括号)。下行文的发文字号居中排列；上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
2.关于签发人
下行文一般不注明签发人；上行文必须注明签发人姓名，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
3.关于标题
由发文机关名称、事由和文种组成。编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。三个机关以下联合发文，应该列出所有机关的名称，四个以上机关联合行文时，可采用排列前的发文机关名称加“等”的方式。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。逐级多次转发的公文，拟标题时，可直接写所转发公文的标题，但要去掉原发文机关名称，“转发”前冠转发机关名称。如果转发的是“通知”，可只保留一个“通知”。转发公文，不得以被转发公文的发文字号代替被转发公文进入标题。
4.关于主送机关
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（编排方法见本文中“关于版记”。）
5.关于正文及结构层次序数的规范写法公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次标注：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。其中，第一层次“一”后面跟的是顿号，不是逗号；第二层“（一）”后面不能跟标点；第三层“1.”中是下脚点（齐线实心圆点），切不可用顿号；第四层“（1）”后面不能跟标点。层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一”，第二层既可用“（一）”，也可以选用“1.”。另外，如用“第一，”“第二，”表示顺序，“第一”“第二”之后分别是逗号，切不可写成顿号。（非公文行文中，有时用字母表示顺序，字母后应该使用下角点（齐线实心圆点），如“A .”或“a .”，切不可用顿号。）以上结构层次序数规范写法适用所有文本材料行文。
6.关于附件说明和附件
公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。“附件说明”的标注规范：在正文之下空出一行居左空两个字编排“附件”二字，“附件”后标全角冒号和附件名称；附件名称后不加标点符号，附件名称本身也不加书名号；如附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。有多个附件，使用阿拉伯数字加下脚点标注顺序，顺序号上下对齐。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及顺序号顶格编排在版心左上角第一行（注意后不加冒号），附件标题居中编排在版心第三行；附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，格式要求同正文。如果附件与正文不能一起装订，应该在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。需要注意的是在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后附的内容不是公文的附件，不在“附件说明”中列出，不按附件处理。
7.关于发文机关署名、成文日期和印章
加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。
成文日期是公文生效的时间，以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即 1 不编为 01）。
特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
8.关于附注
附注是对公文使用时需要注意的其他事项的说明，如请示性公文应在附注处注明联系人的姓名和电话号；下发的公文可在附注处注明公文的传达范围和是否公开发布等。附注不是对公文内容的解释或注释。需要特别注意的是，附注的位置要在“成文日期”的下一行，居左空两字，用圆括号括入，回行顶格。
9.关于版记
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为 0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为 0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。如有抄送机关，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐。同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。
2012 版国家标准规定，版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。双面印刷的公文，版记一定要在偶数页上。骑马装订的公文，不管前面的空白有多少，版记也要放最后一面。
10.关于页码使用阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘 7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。
11.关于公文字体字号
公文的秘密等级、保密期限和紧急程度用 3 号黑体字标示。发文机关标志推荐使用小标宋体字，用红色标识。
字号由发文机关以醒目、美观、庄重和不大于上级机关为原则自行酌定，最大不能等于或大于 22mm×15mm。
发文字号 3 号仿宋体字。
签发人 3 号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后的签发人姓名用 3 号楷体字。
公文标题用 2 号小标宋体字（宋体加黑）。
主送机关用 3 号仿宋体字。
公文正文一级标题使用 3 号黑体字，二级标题使用3 号楷体字，其他部分全部是 3 号仿宋体字。非正式文件材料可根据需要做字号调整，字体起醒目作用，不变为宜。
附件说明用 3 号仿宋体字。
附件“附件”二字用 3 号黑体字。
附注使用 3 号仿宋体字。
抄送机关用 4 号仿宋体字。
印发机关和印发日期用 4 号仿宋体字。
页码用 4 号半角宋体
上一：语言文字规范标准常识
